Policy
INFORMATIVA UTENTI REGISTRAZIONE SITO WEB
Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento Generale UE n.679/16 sulla protezione dei dati personali, aggiornato al D.Lgs n. 101/2018.
Il Titolare del trattamento è:
Walcor Srl
Ti informiamo che quando ti registri come utente creando un tuo account, raccogliamo e trattiamo i tuoi dati personali. Per questo motivo ti spieghiamo le finalità e modalità del loro trattamento.
In osservanza di quanto previsto ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento Generale UE n.679/16 sulla protezione dei dati personali e alla normativa del “Decreto Privacy”– D.lgs n. 101/2018 :
·Dati oggetto di trattamento:
Dati personali indicati da te volontariamente nel form di registrazione al sito (nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, etc.);
- Dati informatici, quali ad esempio l’indirizzo IP dell’utente.
·Finalità del trattamento:
1.CREAZIONE DELL’ACCOUNT AI FINI DEI PAGAMENTO-FATTURAZIONE- SPEDIZIONE
I dati personali sono trattati al fine di creare un account personale, a seguito di richiesta da parte dell’interessato medesimo, utile alla fruizione dei nostri servizi e per poter adempiere al contratto di vendita dei nostri prodotti tramite e-shop del sito web;
2.MARKETING
I dati personali possono essere utilizzati anche per la finalità di c.d. “soft spam”.
I dati come indirizzo e-mail ed il numero di telefono, qualora consentito dal diretto interessato, sono trattati per l’invio di messaggi informativi e comunicazioni commerciali e promozionali relativi all’attività e ai servizi propri del Titolare, attraverso mezzi automatizzati (e-mail, sms) nonché mezzi tradizionali (come il contatto telefonico con operatore o senza operatore), nel completo rispetto dei principi di liceità e correttezza e delle disposizioni di legge.
Indirizzo e-mail e numero di telefono dell’utente, qualora acconsentito, possono altresì essere comunicati a società terze (appartenenti al gruppo cui il titolare appartiene, oppure società terze di fornitura di prodotti afferenti l’attività del titolare:
p.e. società di vendita di prodotti di abbigliamento e accessori) per finalità di marketing (tradizionale o automatico) di queste ultime.
In ogni caso il trattamento avviene nel completo rispetto del principio della correttezza e della liceità e delle disposizioni di legge.
3.FUNZIONALITA’ DEL SITO E DELLA NAVIGAZIONE
I dati informatici acquisiti, ad esempio l’indirizzo IP, sono trattati per permettere l’accesso ai servizi offerti dal titolare tramite il presente sito web e riservati agli utenti iscritti, ovvero, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, l’accesso all’area riservata, la raccolta e la gestione degli ordini inviati dagli utenti attraverso il sito web, il pagamento dei prodotti, la consegna dei prodotti acquistati.
N.B. Il conferimento dei tuoi dati personali è facoltativo ed in qualsiasi momento può essere richiesta la cancellazione scrivendo al nostro indirizzo e-mail privacy@walcor.it,
·Base giuridica del trattamento
Con l'uso o la consultazione del nostro sito approvi esplicitamente la nostra Privacy Policy e acconsenti al trattamento dei tuoi dati personali in relazione alle modalità e alle finalità di seguito descritte, ma il consenso esplicito ti verrà richiesto solo attraverso la scelta di spunta della casella non precompilata che troverai nei singoli form.
BASE CONTRATTUALE:
Il conferimento dei tuoi dati è facoltativo ma in alcuni casi necessario, in quanto l’eventuale rifiuto al rilascio comporta l’impossibilità per noi di creare un account personale utile alla fruizione dei servizi offerti tramite il sito web e fare gli acquisti online (pagamento, fatturazione, spedizione ecc)
BASE CONSENSUALE:
Per quanto concerne il conferimento dei dati per la finalità di marketing, lo stesso è facoltativo e l’eventuale rifiuto non avrà alcuna interferenza e/o conseguenza sul proprio account personale.
In questo ultimo caso Il trattamento dei tuoi dati personali è lecito, previo il tuo consenso, ex art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento UE 679/2016. Il tuo consenso si considera liberamente prestato spuntando la casella con il relativo flag.
n.b. In ogni caso ed esclusivamente con riferimento all’utilizzo della email che ci hai fornito al momento della registrazione, ti informiamo che potremo comunque inviare materiale informativo e pubblicitario una tantum e non su cadenza newsletter solo esclusivamente in riferimento a prodotti analoghi a quelli per che acquistato.
Resta in tale particolare ipotesi fermo il diritto dell’interessato di opporsi in ogni momento al trattamento (alla email online@mirtaeccessori.it) in occasione della ricezione.
Il consenso, in base al nuovo Regolamento Generale (art. 4 GDPR), è qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile, a seguito della nostra richiesta chiara e concisa.
Il tuo consenso fornito si applica a tutte le attività di trattamento svolte per la stessa o le stesse finalità.
OBBLIGO DI LEGGE
Quando dobbiamo trattare alcuni dei tuoi dati per agire conformemente agli obblighi legali cui noi stessi siamo soggetti (fatturazione ecc.)
·Modalità di Trattamento
Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti informatici e telematici ad opera di soggetti interni appositamente incaricati. I dati sono conservati in archivi elettronici con piena assicurazione delle misure di sicurezza previste dal legislatore.
·Comunicazione e diffusione dei dati
I dati raccolti non saranno diffusi, venduti o scambiati con soggetti terzi senza il consenso espresso, salvo eventuali comunicazioni a soggetti terzi autorizzati solo ove necessario e per le finalità di questa informativa. I dati potranno essere comunicati alle autorità competenti, secondo i termini di legge.
In ogni caso il trattamento da parte di soggetti terzi dovrà avvenire secondo correttezza e nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti.
Previo consenso espresso è prevista la comunicazione a società terze (appartenenti al gruppo cui il titolare appartiene, oppure società terze di fornitura di prodotti afferenti l’attività del titolare: p.e. società di vendita di prodotti di abbigliamento e accessori) per finalità di marketing (tradizionale o automatico) di queste ultime.
·Tempi di conservazione
I tuoi dati sono conservati esclusivamente per il tempo necessario all’espletamento delle finalità di gestione dell’account da te creato per accedere ai nostri servizi offerti tramite il sito web societario e in ogni caso i dati saranno conservati fino alla richiesta di cancellare l’account, ovvero se questo sarà da noi disattivato.
- Con riferimento al trattamento per finalità di invio di comunicazioni commerciali e promozionali, qualora acconsentito, i dati saranno conservati non oltre il termine di due anni dal primo contatto, fatta salva l’opposizione al trattamento da parte dell’Interessato. In ogni caso la cancellazione può essere richiesta inviando una email all’indirizzo online@mirtaccessori.it
Con riferimento invece ai dati personali oggetto di Trattamento per Finalità di Marketing o di Trattamento per finalità di profilazione gli stessi saranno conservati nel rispetto del principio di proporzionalità e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento o fino a che – se precedentemente – non intervenga la revoca del consenso specifico da parte dell’interessato.
In ogni caso i dati aventi natura civilistica, contabile, fiscale saranno conservati per il termine di dieci anni, come previsti dalla legge.
·Diritti dell’interessato
Ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere (b) e (d), 14, 15, 18, 19 e 21 del Regolamento, ti informiamo che hai il diritto di chiedere a MIRTA ACCESSORI MODA SRL, quale titolare del trattamento:
- l'accesso ai tuoi dati personali in nostro possesso;
- la rettifica
- la cancellazione degli stessi
- la limitazione del trattamento che lo riguardano
- di opporti al loro trattamento, nei casi
In qualità di persone fisiche interessate, hai il diritto di presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale del Garante della Privacy.
Le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su tua richiesta - salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno comunicate dal Titolare senza alcun vincolo di forma ed è gratuito.
L’indirizzo mail per l’esercizio dei diritti è: privacy@walcor.it
1. Social media policy
1. OBIETTIVI
1.1. La Società Walcor srl (di seguito indicata come “Azienda”) pubblica e diffonde contenuti istituzionali sul sito web www.walcorroma.it (di seguito indicato come “sito”), luogo virtuale dove sono contenute:
a) le principali informazioni d’interesse pubblico che caratterizzano l’Azienda;
b) le principali informazioni sulle attività e sui prodotti offerti ai clienti e ai partner.
1.2. Nell’ambito della sua comunicazione istituzionale, l’Azienda ha stabilito di raggiungere e coinvolgere un numero sempre maggiore di persone utilizzando anche i seguenti social media:
a) Facebook;
b) Instagram;
c) YouTube;
1.3. L’impiego dei citati social media riguarda tanto le comunicazioni di interesse generale e di prodotto, quanto l’acquisizione, quale mezzo “di ascolto” delle opinioni pubbliche dei soggetti interessati.
1.4. Attraverso i social media possono anche essere fornite informazioni, in tempo reale, sulle iniziative e sui prodotti e servizi offerti dall’Azienda che gli utenti possono approfondire sul sito.
2. OGGETTO DEL DOCUMENTO
2.1. Oggetto del presente documento è quello di stabilire la Policy per la gestione dei contenuti relativi all’Azienda eventualmente diffusi in rete anche attraverso i social media.
3. ATTRIBUZIONE DI RESPONSABILITÀ
3.1. Agli effetti del presente documento, le responsabilità sono riferite:
a) all’Azienda che pubblica contenuti sul sito;
b) all’Ufficio Comunicazione che: registra e amministra tutti i profili social dell'Azienda, anima quelli istituzionali e coordina l'animazione dei profili creati per progetti specifici. Gestisce le abilitazioni, con particolare riguardo alle situazioni che coinvolgono account personali dei dipendenti (es. Facebook, Instagram) o che richiedono attivazione di uno specifico account Google afferente all’Azienda, allo scopo di mantenere la mappatura delle abilitazioni assegnate ai dipendenti e sapere quali siti/applicazioni debbano essere attivati. L’Ufficio effettua anche il monitoraggio dei social media in cui è presente l’Azienda nonché la reputazione della medesima e dei suoi rappresentanti.
c) all’Ufficio risorse informatiche che: garantisce la sicurezza dei dati elettronici/telematici dell'Azienda e quindi, lo stesso, si accerta che i sistemi di sicurezza dei dati della rete siano aggiornati e che tutti i membri dell'Azienda seguano le corrette procedure di sicurezza quando accedono ai rispettivi account.
d) ai Dipendenti qualora vogliano partecipare con la loro presenza ai social media dell’Azienda e che dovranno attenersi alle regole di comportamento stabilite.
4. REGOLE DI COMPORTAMENTO
4.1. La presente Social Media Policy, adottata formalmente dal Consiglio di amministrazione, costituisce lo specifico “codice di condotta” che regola le relazioni su internet, ed in particolare sui social media, e si distingue in:
a) Social Media Policy Interna, con riferimento al rapporto tra l’Azienda ed i suoi dipendenti;
b) Social Media Policy Esterna, con riferimento ai rapporti e tra l’Azienda ed i suoi utenti.
4.2. La presente Social Media Policy Interna fornisce le principali norme di comportamento che tutto il personale, ed eventualmente i professionisti esterni incaricati, sono tenuti ad osservare quando utilizzano i social media e pubblicano contenuti e commenti, sia che questo faccia parte del proprio lavoro ed avvenga tramite account aziendale, sia quando attraverso account personale si parli direttamente o indirettamente dell'attività dell’Azienda o del proprio ruolo svolto all'interno della medesima.
4.3. In particolare vengono disciplinati i seguenti aspetti:
a) modalità di gestione degli account dell’Azienda;
b) regole e criteri da applicare nel processo di produzione e pubblicazione dei contenuti;
c) tempistiche e modalità̀ con cui moderare la conversazione;
d) linguaggio e stile;
e) gestione di argomenti aziendali con account/profili personali.
5. MODALITÀ DI GESTIONE DEGLI ACCOUNT DELL’AZIENDA
5.1. L’Ufficio Comunicazione:
a) registra e amministra tutti i profili social dell'Azienda, provvede all’animazione di quelli istituzionali e coordina l'animazione dei profili creati per progetti specifici;
b) gestisce le abilitazioni, con particolare riguardo alle situazioni che coinvolgono account personali dei dipendenti (es. Facebook, Instagram) o che richiedono attivazione di uno specifico account afferente all’Azienda allo scopo di mantenere la mappatura delle abilitazioni assegnate ai dipendenti e sapere quali siti/applicazioni debbano essere attivati;
c) monitora i social media in cui è presente l’Azienda, nonché le conseguenze riguardanti la sua reputazione e quella dei suoi rappresentanti.
5.2. Per le funzioni tecniche l’Ufficio Comunicazione si avvale della collaborazione dell’Ufficio risorse informatiche.
6. PUBBLICAZIONE DEI CONTENUTI SUI CANALI SOCIAL
6.1. Con la produzione e pubblicazione dei contenuti l’Azienda promuove sui propri canali social contenuti testuali, fotografici e video.
6.2. Detti contenuti, nel momento della pubblicazione devono rispondere sempre a tutti i seguenti criteri:
diffusione di novità relative a progetti, eventi, servizi dell'Azienda di concreta utilità per il target di riferimento;
attualità della notizia a cui il contenuto social deve riferirsi, con testi e/o immagini che ne testimonino o l'accadere in tempo reale (es. un convegno, una conferenza stampa, una fiera, ecc.) o il realizzarsi in breve tempo (una scadenza, il lancio di un nuovo prodotto);
link a pagine del sito istituzionale o, dove esistenti, ai siti di progetto, dove si fa riferimento o si approfondisce il contenuto.
6.3. Sono anche ammessi contenuti relativi ad informazioni che valorizzino il patrimonio storico, tecnico e di ricerca tecnologica, ovvero particolari curiosità relative all’Azienda.
6.4. Gli uffici, i servizi ed i gruppi di lavoro interni, che desiderano una copertura sui canali social istituzionali, per programmare la presenza della propria notizia devono rivolgersi con anticipo, e comunque non appena possibile, all’Ufficio Comunicazione a cui comunicheranno il proprio contenuto, creato sotto la supervisione della Direzione Generale o del proprio responsabile, ed il link alla pagina del sito istituzionale a cui fare riferimento.
6.5. L’Ufficio Comunicazione darà al contenuto una forma di testo coerente con il social di destinazione e rispettoso dei principi qui enunciati. Chi produce il contenuto garantisce che non ci siano dati personali (ovvero siano gestiti in coerenza con il GDPR), materiali aziendali o informazioni riservate o protette da brevetti/know how, ovvero dal diritto d’autore.
6.6. La partecipazione a convegni ed iniziative di interesse, anche all'estero, va segnalata con anticipo per l'opportuna programmazione all’Ufficio Comunicazione inviando l’invito, la locandina ed il materiale utile. A seguito della partecipazione possono essere inviate testimonianze dell’evento come, ad esempio, delle foto, accompagnate da un breve testo esplicativo.
6.7. Ove possibile l’Ufficio Comunicazione effettuerà live degli eventi nelle forme ritenute più idonee (Facebook, Instagram); occorrerà comunicare tempestivamente gli eventi rilevanti per l'azienda allo stesso Team.
6.8. Indipendentemente da situazioni specifiche è sempre possibile proporre temi, news e post che potrebbero arricchire i contenuti delle piattaforme social dell’Azienda. La comunicazione, in queste situazioni, va effettuata esclusivamente alla seguente casella mail: …………..
7. TEMPI, MODI E STILE DELLA CONVERSAZIONE SUL WEB
7.1. I canali social istituzionali sono gestiti sulla base di una programmazione settimanale, affiancata da una programmazione giornaliera quando necessario. In caso di eventi fuori orario di lavoro verrà, di volta in volta, verificata la disponibilità dell’Ufficio Comunicazione alla partecipazione.
7.2. I contenuti devono essere trattati secondo le modalità proprie del social utilizzato (retweet, like, ecc.) adottando una limitata partecipazione alle conversazioni social. Eventuali richieste di informazioni non pertinenti al messaggio diffuso, segnalazioni e reclami, anche se pervenuti attraverso messaggi privati veicolati tramite i sistemi di messaggistica integrati nelle diverse reti sociali, devono essere inoltrate immediatamente all'Ufficio Comunicazione.
7.3. Il linguaggio deve adeguarsi allo stile del social utilizzato. A titolo esemplificativo, si ricorda che su LinkedIn è elaborato ed istituzionale, mentre su Facebook ed Instagram lo stile è più vicino al pubblico, senza perdere l'autorevolezza dell'Azienda.
7.4. Rimangono valide le regole per la redazione dei testi su web:
a) scrivere in un italiano e/o in inglese corretto;
b) trattare solo fatti certi e verificati;
c) rispettare le regole di buona educazione su web (netiquette).
7.5. In particolare, è necessario che chiunque sia autorizzato a pubblicare sui social dell’Azienda:
a) non offenda o manchi di rispetto a persone e/o aziende (pubbliche o private), gruppi o categorie di persone ed istituzioni;
b) eviti ogni tipo di litigi, evitando di replicare alle eventuali provocazioni. In quest’ultimo caso è compito dell’Ufficio Comunicazione moderare contenuti inappropriati o diffamatori, postati da utenti privati sui canali istituzionali.
8. UTILIZZO DI ACCOUNT PERSONALI
8.1. Il personale dell’Azienda, nella configurazione, utilizzo e gestione dei propri account privati sui social media è tenuto a rispettare alcune norme di comportamento, tese a garantire la salvaguardia dell'azienda e delle persone che vi lavorano.
8.2. Il dipendente che sceglie di rendere nota la sua attività lavorativa, è tenuto a specificare nelle informazioni biografiche personali che le opinioni espresse hanno carattere personale e non impegnano in alcun modo la responsabilità dell'Azienda.
8.3. Il personale può liberamente condividere sui propri profili privati i contenuti diffusi dai canali social dell’Azienda: informazioni su servizi, iniziative, progetti, video, immagini e/o infografiche. È vietata la diffusione sul proprio profilo privato di contenuti o eventi dell’Azienda non precedentemente segnalati sui canali social ufficiali o comunque non presenti sul sito dell’Azienda o su un altro sito istituzionale di riferimento.
8.4. Allo stesso tempo il personale è tenuto ad osservare un comportamento pubblico rispettoso dell'organizzazione presso cui lavora. Nello specifico, il personale dell’Azienda:
non può divulgare attraverso i social media informazioni riservate, come la corrispondenza interna, informazioni di terze parti di cui è a conoscenza (ad esempio partner, istituzioni, utenti, stakeholder, ecc.) o informazioni su attività lavorative, servizi, progetti e documenti non ancora resi pubblici, decisioni da assumere e provvedimenti relativi a procedimenti in corso, prima che siano stati ufficialmente deliberati e comunicati formalmente alle parti interessate;
fermo restando il corretto esercizio delle libertà sindacali e del diritto di critica, è bene che si astenga dalla trasmissione e diffusione di messaggi minatori o ingiuriosi, commenti e dichiarazioni pubbliche offensive nei confronti dell'Azienda, riferiti alle attività istituzionali e più in generale al suo operato, che per le forme ed i contenuti possano comunque nuocere all'azienda, ledendone l'immagine o compromettendone l'efficienza;
deve sempre ricordarsi che i propri contenuti anche se privati, una volta messi in rete possono avere risonanza globale;
deve rispettare la privacy dei colleghi, evitando riferimenti all'attività lavorativa svolta, fatte salve le informazioni di dominio pubblico;
ad eccezione di eventi pubblici che si svolgono nella sede di lavoro non può divulgare foto, video, o altro materiale multimediale, che riprenda locali e personale senza l'esplicita autorizzazione delle strutture e delle persone coinvolte;
non può aprire blog, pagine o altri canali a nome dell’Azienda o che trattino argomenti riferiti all'attività dell'Azienda.
non può utilizzare su account personali il marchio dell’Azienda ed i marchi di prodotti o progetti di proprietà dell'azienda.
9. RESPONSABILITÀ
9.1. Anche se direttamente gestita dall’Ufficio Comunicazione, la presenza sui social media dell’Azienda comporta la responsabilità di tutti i dipendenti, dal momento che la strategia di comunicazione deve garantire:
coerenza: la presenza sui social media deve essere integrata nei contenuti e nello stile con gli altri canali di comunicazione dell'Azienda, on line (web, posta elettronica, ecc.) e off line (telefono, comunicazioni interne, ecc.);
aggiornamento: utilizzare i social media implica il coinvolgimento di utenti e stakeholder con informazioni aggiornate costantemente, anche più volte al giorno;
apertura: si invita a tenere con l'utenza on line lo stesso comportamento corretto, professionale ed empatico dovuto nei contatti off line.
9.2. L’utilizzo scorretto dei canali social può determinare i seguenti effetti:
danneggiare gravemente l'immagine e la reputazione dell'Azienda e di conseguenza, delle figure professionali che vi lavorano;
esporre a sospensioni o cancellazioni del profilo, nel caso in cui non si rispettino i termini del servizio contratti con il social media stesso;
esporre a danni diretti, come richieste di risarcimento, nel caso vengano pubblicati contenuti lesivi del diritto d'autore e di proprietà intellettuale.
9.3. La violazione delle regole di comportamento previste dalla presente Social Media Policy è fonte di responsabilità disciplinare. Tale responsabilità è accertata dall’esito del procedimento disciplinare, nel rispetto dei principi di gradualità e proporzionalità delle sanzioni, secondo quanto previsto dalle disposizioni applicabili.
9.4. I dipendenti abilitati all’utilizzo dei social aziendali, che possiedano anche account di tipo personale, sono chiamati alla massima attenzione nell’utilizzo dei profili adottando tutte le accortezze necessarie, anche tecniche, per evitare lo scambio dei profili durante l’utilizzo degli strumenti.
Procedura di gestione delle richieste di esercizio dei diritti degli interessati